Illustrationen er lavet med ChatGPT
Kort svar: Ja! En velbygget hjemmeside kan noget helt særligt. Email, nyhedsbreve, opslag på sociale medier og et online arkiv med PDF-dokumenter kan ikke dét man kan med en hjemeside.
“Vi sender email og har et dokumentarkiv – hvorfor skal vi så også have en hjemmeside?”
Den undren og forklaring hører jeg ofte fra foreninger. Overvejelserne om at droppe hjemmeside - eller forsømme den eksisterende - opstår særligt, når en forening står overfor at skulle klare en eller flere af disse udfordringer:
- Hjemmesiden er teknisk forældet og trænger til ombygning
- Foreningen mangler en webredaktør - eller hjælp til at passe indholdet
- Foreningen skal have en ny webproducent
Når en forening argumenterer for at droppe (eller blot forsømme) hjemmesiden, er forklaringen desværre ofte baseret på misforståelser a la disse:
- Vi kan nøjes med Facebook (eler et andet sociale medie)
- Vi kan nøjes med at sende email
- Vi kan nøjes med administrationsselskabets system
- Vores hjemmeside fungere alligevel ikke ret godt
Lad mig forklare det kort og derefter gå i dybden:
En hjemmeside er ikke lavet ideelt, hvis den fungerer dårligt - og kan nemt indrettes, så den leverer noget andet og meget bedre end det, man kan tilbyde via email eller et arkiv med dokumenter
Tjekliste: Er foreningens hjemmeside god nok
Lad os kigge nærmere på argumenterne for at droppe eller forsømme hjemmesiden:
“Vi har et godt alternativ til hjemmesiden!”
Mange foreninger og boligforeninger bruger i dag et medlemssystem eller administrationssystem, der kan sende email til medlemmer og give adgang til dokumenter via en server eller et beboerarkiv. Og sådanne systemer er forrygende til mange formål!
Men sådanne systemer kan ikke erstatte en velfungerende hjemmeside med en webredaktør, der er god til at informere og kommunikere!
Og dermed også sagt: En god webredaktør til en forening er ofte en hel anden type end den mange foreniger har udpeget. Mange foreninger har desværre udpeget en teknisk nørd som webredaktør. Fordi de forestiller sig, at hjemmesidens teknik er den primære udfordring.
En god webredaktør i en forening skal ikke bare lægge bestyrelsens informationer på.
En god webredaktør kan gøre en hjemmeside til et samlingspunkt mned utallige fordele. Særligt hvis foreningen finder en webredaktør, der er god til at:
- Spotte foreningens gode historier
- Formidle med fokus på modtagerne
Og så tilbage til argumenten om, at man ikke behøver en hjemmeside, hvis medlemmerne kan modtage informationer (via email og sociale medier) samt hente dokumenter på en server hos eksempelvis et administrationsselskab.
Forklaringen er faktisk ret enkel:
Email, sociale medier, dokumentarkiver og hjemmesider løser forskellige opgaver
Email (nyhedsbreve) er velegnet til dem, der allerede er medlemmer.
Email er en effektiv kanal til mennesker, man allerede har en relation til. Men email har også nogle alvorlige begrænsninger.
Man kan sende:
- indkaldelser
- nyhedsbreve
- praktiske beskeder
- påmindelser
- referater
Det fungerer godt.
Men email hjælper ikke mennesker, som endnu ikke kender foreningen. Og få uger eller måneder efter de er sendt, er det svært at genfinde information. Og særligt svært at skaffe sig overblik, hvis der er sendt flere email om samme emne.
Email modtager man, når afsender synes, det er passende at sende informationen.
De fungerer ret ikke godt, når modtagere uger, måneder eller år senere leder efter information. Det er ikke altid ligetil at finde konkret information i en stor bunke af mail.
For en ny beboer, en potentiel frivillig, en samarbejdspartner eller en person, der overvejer medlemskab, er der en særlig udfordring: De kan ikke finde informationer i foreningens emails. De har ikke adgang til dem!
- Email er en lukket kanal. Og kan med fordel bruges til informationer, der IKKE må ses af andre end eksisterende medlemmer.
- Et dokumentarkiv er ikke det samme som information og har ofte mange begræsninger i forhold til tilgængelighed og brugervenlighed,
- En hjemmeside er åben og fungerer langt bedre til at skabe overblik og til at informere andre end kun medlemmer.
Sociale medier er døgnfluer og ikke for alle
Flere og flere er trætte af sociale medier.
Mange bruger dem slet ikke.
Men selv for os, der stadig er vilde med at kommunikere via sociale medier, er de primært velegnede til det, der er interessant her og nu. Efter få dage er indholdet ikke meget værd. Det er nærmest umuligt at skaffe sig et overblik og finde praktisk information.
Referater og budgetter er nyttige - men ikke nok
Mange administrationssystemer giver mulighed for at lægge dokumenter på en server, og det er velegnet som arkiv til information, der skal kunne dokumentere noget i juridiske sammenhænge.
Et dokumentarkiv er dog først og fremmest velegnet til opbevaring – ikke til formidling. Og slet ikke velegnet til (løbende) kommunikation MED og mellem medlemmer, frivillige, ansatte, sponsorer og andre interesserede.
Et dokumentarkiv består oftest af dokumenter i det klassiske A4 format. Og dermed er de svært tilgængelige for brugere, der logger på fra smarthone. Og det gør mange i dag. Flere og flere (ikke mindst ældre) klarer sig uden computer. De har brug for informationer, der er mobilvenlige. Det har vi stort set alle.
A4 dokumenter er oftest - både i indhold og design - svært tilgængelige, medmindre de er printet ud på papir.
De er skrevet for at dokumentere noget. Ofte i et tungt og dårligt sprog.
De er sjældent skrevet, så man ligefrem har lyst til at læse dem.
Brug arkivet til:
- vedtægter
- regnskaber
- referater
- husordener
- blanketter
Hvis en besøgende har et spørgsmål som:
- Hvem er forenigen?
- Hvad tilbyder den?
- Hvordan er det sociale liv i foreningen?
- Hvad er vigtigt at vide?
- Hvordan kommer jeg i kontakt med foreningen?
- Hvad sker der i foreningen?
- Er foreningen noget for mig?
… så er det optimale svar sjældent et PDF-dokument i A4-format på 27 sider.
Vil foreningen kommunikere engagerende og inspirerende
En hjemmeside (med en dygtig og engageret webmaser) gør det muligt at omsætte formelle dokumenter og regler til information, som mennesker hurtigt kan forstå. Og det er hjemmesidens vigtigste opgave!
Mange dokumentportaler kræver:
- login
- særlige links
- kendskab til systemet
- viden om, hvor informationen er placeret
For mennesker, der ikke bruger systemet til daglig, kan det være svært at finde rundt. Det problem kan man også have på en hjemmeside, men det er en udfordring, der nemt kan løses.
Systemer, der bruges af mange foreninger er designet til at dække mange behov. De passer sjældent til en konkret forening. Og de passer ofte bedre til eksisterende medlemmer, der bruger systemet ofte. At logge ind en eller to gange om året er ofte en bøvlet affære.
En hjemmeside kan fungere som en enkel indgang:
Her kan besøgende hurtigt finde de vigtigste oplysninger.
Især hvis de ikke er gemt bag et login.
Login på en forenings website kan kun anbefales, hvis der er tungtvejende grunde til at gøre det!
Hvis en bruger har behov for at få flere (juridiske) detaljer, kan hjemmesiden naturligvis linke videre til dokumentarkivet.
Hjemmesiden kan samle det vigtigste og informere enkelt og i et letforståeligt sprog.
En hjemmeside behøver ikke indeholde alt. Tværtimod. Måske skal alle de “kedelige” dokumenter slet ikke ligge på hjemmesiden!
Hjemesiden kan og bør gøre det lettere at orientere sig – både for medlemmer og for mennesker uden for foreningen.
Hjemmesiden kan være foreningens ansigt udadtil
Administrationssystemer er typisk udviklet til drift og administration. Til interne brug.
Hjemmesider er forrygende til kommunikation MED medlemmer. Den er især velegnet til at styrke fællesskabet, det sociale liv, hjælpe nye medlemmer og styrke interessen for foreningens formål og aktiviteter.
Det vigtigste er ikke, hvor mange sider der er på foreningens hjemmeside. Det vigtigste er, hvordan den er indrettet og hvordan webredaktøren/webredaktionen bruger den.
Det vigtigste er, om målgruppen hurtigt og nemt kan finde svar på deres spørgsmål.
Email, sociale medier og dokumentarkiver er gode værktøjer! Men de kan ikke altid erstatte et sted, hvor information bliver samlet, forklaret og gjort let at finde og forstå - også flere dage efter de er lagt online.
