Vil du have tilbud fra et webbureau på at få bygget website? Så er det optimalt, at du starter med at beskrive - i detaljer - hvad du helt præcist ønsker. Vil du eksempelvis have et flagskib i topkvalitet - eller den billigst mulige model? Får du brug for mere end pænt design - eksempelvis smarte funktioner?
Et website i topkvalitet kræver planlægning - og omtanke. Der er masser af detaljer, der er værd at overveje. Det optimale er at bruge mindst en halv eller hel arbejdsdag på at lave en ønskeliste - over “nice to have” og “need to have”. Særligt hvis du vil have et website, der skal gøre en forskel for dig og din business.
En velkendt metode til en ønskeliste er en såkaldt “Request for proposal” - som især bruges af store virksomheder, der gerne vil have tilbud på en opgave.
Metoden er også velegnet til mindre virksomheder. Den øger sikkerheden for, at leverendøren kan leve op til dine forventninger.
Den er et godt fundament for en aftale mellem dig og webproducenten.
At lave request for proposol kan være nyttigt uanset du vil bygge og designe nyt. Eller redesigne et mere eller mindre gammelt website.
Sådan laver du “Request for proposol” (RFP)
En “Request for proposol” (RFP) - en dokument med beskrivelse af, hvad du ønsker.
Et RFP-dokument beskriver ikke kun dine ønsker til design, funktioner og indhold.
Det kan også gå i dybden med at beskrive din business, dine mål, dine ydelser, dine ønsker.
Det kan indeholde en list med dine spørgsmål.
En positiv effekt ved at lave RFP er, at selve processen ofte fremkalder et væld af spørgsmål, som du ikke tidligere har tænkt på. Spørgsmål, der kan være vigtige for dig at få svar på.
Det kan også betyde, at det at bygge, designe eller redesigne et website bliver mere enkelt - mindre overvældende. Fordi masser af spørgsmål kommer frem til overfladen og kræver din stillingtagen. FØR processen går i gang.
Eksterne leverandører som mig får nemmere ved at lave godt arbejde til dig. Hvis du ved, hvad du gerne vil have - og udtrykker det - er det meget nemmere at opfylde dine ønsker.
Derfor er det godt at begynde processen med at definere dine drømme, dine ønsker, dine mål. Gerne i detaljer.
Send din ønskeseddel til webproducenten
Med et såkaldt “Request for proposol” får du i bedste fald sat en kurs, som du kan arbejde efter lang tid fremover.
Den giver dig overblik over, hvad du ønsker.
Hvad der er nødvendigt at gøre og have - for at nå dine mål.
Og hvad der bare er “nice to have”.
Vis den til din webproducent og du starter med at score point. Du bliver taget mere seriøst og fremstår som en mere interessant og velforberedt kunde.
“Request for proposol” er også velegnet, hvis du vil indhente skriftlige tilbud på et website. Sender du dit “Request for proposol” til tre forskellige webproducenter med spørgsmål, får du tre tilbud, der er baseret på de samme ønsker. Det gør dem naturligvis mere sammelignelige.
Det er ikke nok at bede mig eller andre webproducenter om “tilbud på et website”. Det er som at bede om prisen på en bil eller et hus. Uden at gå i detaljer med dit budget, dine ønsker, dine behov er det umuligt at give en sikker pris eller sammeligne flere tilbud.
Hvor meget vil du lære og gøre selv?
Du har måske nemt nok ved at vurdere, om et webdesign er pænt- men kan du også vurdere, om det er smart?
Har du erfaring med at arbejde med indholdet på et website - og skrive moderne, mobilvenlige webtekster, der passer til nutidige, digitale læsevaner?
Har du svært ved alt det med computer, koder, kodeord, brugernavne og teknik?
Hvis du vil undervises, skal dit RFP-dokument måske også indeholde spørgsmål og behov, du ikke lige har tænkt på.
Kan og vil du eksempelvis arbejde med på at producere dit website. (Det gør mange af mine kunder!)
- Kan du skrive gode webtekster - artikler, blogindlæg, guides?
- Kan du skrive salgstekster?
- Kan du søgemaskineoptimere tekster?
- Kender du kravene til billeder? Kan du levere dem webklar?
- Skal websitet bygges, så du selv lægger tekster på?
Måske har du brug for at blive undervist. Lære en masse nyt? Så skal du måske stille spørgsmål til webproducentens undervisningserfaring og -tilbud.
Jeg er specialuddannet i it-pædagogisk undervisning og underviser gerne mine kunder i at skrive forskellige typer webtekster, bygge en tiltrækkende blog, søgemaskineoptimere tekster, klargøre billeder, lægge indhold online.
12 trin til at lave et RFP-dokument
I første omgang vil jeg anbefale, at du laver et RFP-dokument til dig selv - for your eyes only.
Når du har lavet dit første udkast, kan du lave en kopi og eventuelt redigere det, så det er velegnet at sende til den eller de webdesignere, du overvejer at samarnejde med.
Et gennemarbejdet dokument med ønsker og spørgsmål vil være guld værd og gøre det meget nemmere at hjælpe dig!
1 - Forbered dig
Find ud af, hvad du har brug for. Og hvad du ønsker. Skriv det ned.
- Tænk over, hvad dit website skal kunne - ikke kun, hvordan det skal ser ud.
- Tænk over, hvem din målgruppe er - og hvad de vil ønske og forvente.
- Tænk over, hvem dine konkurrenter er - og hvad der skal til for at du skille dig ud
Hvis du ikke kan beskrive sådanne ting for dig selv, kan du heller ikke beskrive det for en webproducent.
Det er ikke spor mærkeligt, hvis du ikke kan beskrive detaljer, hvad du har brug for. Det kræver trods alt en del viden om mulighederne.
Har du ikke den nødvendige viden og erfaring - med moderne website til online marketing - vil det være godt at starte med at bruge nogle timer sammen med en professionel sparringspartner, coach og rådgiver.
2 - Hvad er dit budget
Hvis du på forhånd ved, at dit budget er begrænset (måske stramt) så fastlæg det på forhånd, så du er sporet ind på realitiske muligheder.
Måske er er jeg nu lige lovligt rationel, men hvorfor kigge på biler på den dyre side af en halv million, hvis du kun har råd til en af de mindste modeller.
3 - Hvad er dine mål
Beskriv så vist muligt SMARTe mål. Altså mål, der er:
- Specifikke: Hvad er det helt præcist, du vil opnå?
- Målbare: Hvordan kan og vil du måle, om mål bliver nået?
- Attraktivt: Hvorfor er målet værdifuldt?
- Realistisk: Er målet realistisk og opnåeligt?
- Tidsbestemt: Hvornår er din deadline for at nå målet?
Uden at kende både udgangspunkt og mål, er det som bekendt svært at finde frem. Derfor er det vigtigt, at du begynder med dine egne mål for, hvad websitet skal kunne.
4 - Hvem og hvordan er din målgruppe
Det er en af de allervigtigste detaljer at få styr på. Dit website skal nemlig ikke nødvendigvis designes til dig og din smag - men snarerer til din målgruppe.
Det betyder, at du bør have (eller skaffe dig) detaljeret viden om din målgruppe. Om kundetyper. Segmenter. Personlighedstyper… hvad der nu passer bedst til din business.
Du kan skaffe viden på utallige måder:
- Der er viden, du allerede har fra dit arbejde med målgruppen. Hvilke spørgsmål stiller de. Hvilke problemer eller udfordringer præsenterer de dig for. Hvad beder de om hjælp til. Hvad er de usikre på og bekymrede for.
- Saml viden fra dit website (statistik), dit nyhedsbrev, profiler på sociale medier etc. Du kan samle masser af data, der er guld værd.
- Få viden fra modeller om kundetyper, personlighedstyper, segmenter.
De to sidstnævnte punkter er det som regel nyttige at få hjælp til.
Det kan sagtens tage timers arbejde (workshop) at vaske guld ud af statistiske oplysninger eller få defineret kundetype, målgruppe, segment, persona.
Al den viden du har om din målgruppe, bør noteres i dit RFP-dokument - og leveres til din webproducent.
5 - Nice to have og need to have
Har du råd til - og brug for - luksusmodellen. Eller kan du nøjes med mindre? Måske skal du bare begynde med det mindste mulige og have en plan for, hvordan du kan udvide hen ad vejen.
Og her er der særligt to udfordringer ved at skelne mellem “need to have” og “nice to have”.
- Har du ikke professionel viden om moderne webdesign mangler du sikkert viden til at kunne afgøre, hvordan et moderne website skal indrettes og hvad det bør indeholde og kunne. Du stiller måske for få krav.
- Ved du ikke, hvor tidkrævende forskellige udforinger på et website er, kan du ikke vurdere, hvad der er rimeligt at forvente at få for dit budget og forventer derfor urealistisk meget.
6 - Beskriv din vinder
Hvordan vil du vurdere de tilbud du får og de webdesignere/webproducenter du overvejer at samarbejde med? Hvad vil være særdeles afgørende for dig? Pris? Kvalitet? Originalitet. Samarbejdsevner. Undervisningserfaring?
Forskellige webproducenter har forskellige styrker og svagheder.
Hvilke kompetencer skal webproducenten være særligt stærk til?
- Design - husk at det ikke handler om at pynte men om at kommunikere
- Kommunikation - skal du have hjælp til at skrive tekster
- Neuromarketing - kunsten at bruge empatisk design for at trigge køberens hjerne
- Søgemaskineoptimering - teknisk SEO, SEO analyse, onpage SEO af tekster
- Personlig branding - hvad skal der til for at markedsføre dig som ekspert på dit felt
- Målgruppe, kundetyper, kommunikationsstil - hvilken stil skal du vælge
7 - Skriv en kort introduktion
Forklar ganske kort, hvad du forventer at få ud af svar på din “Request for proposol”:
Hvad vil du opnå. (Billig løsning, unik løsning, specielle funktioner…)
Hvornår forventer du at få svar - tilbud eller overslag? (Deadline)
8 - Beskriv dine krav
Forklar dine mål - hvad du vil opnå.
Fortæl ikke, hvordan det skal gøres, medmindre det er vigtigt.
Lad det så vidt muligt være op til potentielle leverandører - især hvis du vil inspireres og udnytte leverandørens faglige kompeterencer og erfaringer.
9 - Hvad vælger du efter
Forklar tilbudsgiver, hvad du i særlig grad vurderer og vælger efter
- Er prisen særligt afgørende? Leder du efter den billigste eller den bedste?
- Er geografi vigtig (hvor i landet bor du og webproducenten)
- Er erfaring og uddannelse vigtig
- etc.
10 - Noter deadlines
Hvordan skal processen forløbe?
Har du bestemte krav til datoer (deadlines)
Har du ønsker til bestemte etaper og deres varighed.
Fortæl ikke kun, hvad du forventer at webproducenten. Det er også smart at oplyse, hvordan dine egne deadlines vil være.
Hvor længe skal du have til at producere indhold, levere billeder, logo etc.
11 - Beskriv processen
Oplys, hvordan forløbet vil være fra du får svar til du træffer en beslutning.
Hvornår giver du besked til den/dem, der har sendt dig sit tilbud?
12 - Udvælg deltagere med omhu
Det er altid bedre at sende din “Request for proposol” til udvalgte - frem for bare at få tilfældige til at bruge tid på at svare.
Prøv at overveje, om du skal bede forskellige typer virksomheder om at byde.
Frem for et bede tre meget ens virksomheder om at komme med et bud er det måske bedre at vælge nogle, der indbyrdes er meget forskellige.
Organiser dit dokument
Når du har lavet dit udkast til “Request for proposol” - den version, som kun du selv skal se - er du klar til at gøre dokumentet overskueligt og tilpasse det til andres øjne.
Rediger dokumentet, så du kan vise det til din udvalgte webproducent. Eller flere.
Overvej, om alle punkter, ønsker og spørgsmål er nødvendige.
Jo flere der er, desto mere uoverskueligt bliver det for dig at vurdere de svar, du får fra webproducenten.
Tag kun det nødvendige med.
