Har du for vane at sende mail til mange modtagere på én gang via et almindeligt emailprogram?
Uanset hvordan du placerer de mange mailadresser, er det på høje tid at lave om på uvanen. Spam-filtre sorterer nemlig i dag med betydeligt hårdere hånd end tidligere. Og det betyder, at sådanne mailvaner var brugbare for år siden - men særdeles risikable i dag.
Med EU’s persondatalov (GDPR), der træder i kraft 25. maj 2018 skal du være opmærksom på, hvordan du behandler personlige data. Du må ikke sprede andres mailadresse, medmindre du har fået eksplicit tilladelse fra indehaveren.
Sender du til mange emailadresser via et almindeligt emailprogram er stor risiko for, at:
- mailen bliver gemt i en spammappe, som mange overser
- flere af modtagerne får slet ikke din mail
- afsenderadressen bliver blacklistet et stigende antal steder
Sender du til mange på samme tid, bliver afsenderadressen mere og mere slidt og ineffektiv. Selv til almindelige formål - altså også når du kun sender til en eller få modtagere,
Du ødelægger din mailadresse, hvis du sender mail til mange
Mails med mange modtagere bliver markeret som spam mange steder. Du varmer derfor op til alvorlige problemer med din mailadresse uanset du hvor hvilket af de tre mulige modtagerfelter du bruger - til, Cc og BCc.
Selv Google (og Gmail) fraråder at gøre det.
Jo flere adresser du sætter i felterne, desto større er risikoen for, at mange af modtagerne aldrig får din mail.
Hvor og hvornår det går galt afhænger af mange tekniske detaljer, som jeg ikke kommer ind på her, fordi det er for omfattende.
Du er ikke sikret ved bare at bruge BCc feltet
Det er en udbredt og gammel myte, at du bare skal bruge BCc feltet, når du sender mail til mange.
BCc feltet sikrer, at modtagere ikke kan se de andre modtageres mailadresse - men det øger risikoen for, at dine mails bliver ædt af spamfiltre og at din mailadresse bliver blokeret og blacklistet.
Risikoen for, at mailen frasorteres af spamfiltre og at afsenderadressen bliver blacklistet, er blevet større de seneste år. Fordi spam-mail er blevet et enormt problem.
Og det hjælper ikke, at adresserne er gemt i BCc og altså ikke umiddelbart synlige.
Er der eksempelvis adskillige brugere af Gmail blandt modtagerne, kan Gmail straks spotte, at deres brugere spammes af den samme afsenderadresse. Og så har du balladen. I værste fald vil ingen Gmail-brugere fremover kunne få mail fra din adresse.
Hvem skal undgå at sende almindelig mail til mange modtagere
- Virksomheder, der vil sende nyhedsbrev til flere kunder
- Foreninger, der vil sende invitationer eller nyhedsbrev til medlemmer
- Kolonihaven, der vil informere en venteliste om huse til salg
- Studerende, der vil invitere hele klasser til fest
- Det vordende brudepar, der vil invitere 150 mennesker til bryllup
Brug et specialprogrammer til massemail
Vil du sende mail til flere modtagere, bør du i dag bruge en service, der er indrettet til netop det formål. Eksempelvis MailChimp. Der kan du lave adskillige og forskellige lister over modtagere.
MailChimp er gratis, så længe du har færre end 2.000 modtagere.
En virksomhed kan have en liste over modtagere, der ønsker at få nyhedsbrev. En liste over tidligere kunder, der skal have besked om vigtige opdateringer af et produkt etc.
En forening - kolonihaveforening, idrætsforening etc - kan have forskellige lister til forskellige formål.
Derfor skal du bruge et særligt program, når du vil sende mail til flere
Fordelen ved at bruge et program som MailChimp - frem for metoden med at sende manuelt til flere via et almindeligt mailprogram - er mange.
- Undgå spamfiltre - Du reducerer risikoen for, at virksomhedens eller foreningens mailadresse ender i frasorteringsfiltre, fordi den er blevet markeret som afsender af spammail.
- Hold øje med modtagernes interesse - Du får helt andre muligheder, end et almindeligt mailprogram giver. Du kan blandt andet se, om folk både modtager og åbner de mails, du sender.
- Slip for manuelt arbejde - Du slipper for en masse manuelt arbejde med at holde styr på folks mailadresser. Dine modtagere kan nemt selv melde sig til og fra. De kan også selv ændre mailadresse.
- Få flere smarte funktioner - Du får en lang række ekstra og særdeles nyttige funktioner med - eksempelvis muligheden for at sende automatiserede mails. Det kan være mails med nyttig information til nye medlemmer.
Det tager lidt tid at oprette en konto hos eksempelvis MailChimp og man skal lære at finde rundt i programmet. Du skal regne med at investere nogle timer til at komme i gang. Specielt hvis du vil kunne udnytte de mest smarte muligheder i programmet.
