Digitale møder bliver bedre, hvis vi sammen drejer på et par knapper. Hvis vi fokuserer på deltagerne og indholdet - ikke på, om den tekniske platform hedder Zoom, Teams, Jitsi, Skype eller lignende

Skru ned for fokus på teknikken og op for god kommunikation. Du kan - selv som almindelig mødedeltager - gøre en hel del for, at de virtuelle møder blive sjove og hyggelige. Lige så præget af menneskeligt nærvær, engagement og fællesskab som fysiske møder…

Er du utryg ved det tekniske?

Så lad mig starte med det vigtigste budskab og sige det kort:

Det kræver ikke det sorte bælte i IT at deltage i online møder.
Du behøver som regel ikke kunne meget andet end klikke på et link for at deltage.

Deltag i online møde via smartphone, hvis du er usikker på det tekniske. Eller hvis teknikken driller.
Smartphone (eller tablet) er ofte den mest ukomplicerede adgang til et digitalt møde. Computer driller flest.

Vær forberedt, kom i god tid og engager dig i mødet. Lyt til de andre deltagere. Vær nærværende. Undgå at forstyrre. Selvom du sidder “alene derhjemme” er du til møde med flere andre.

Vi skal vænne os til møder online - og lære nyt

Vi kan være dårlige eller gode mødedeltagere
Vi kan gøre digitale møder til pest eller fest

Vi skal alle - også mødearrangører - lære at udnytte de nye muligheder. Og have tålmodighed med både møderne og hinanden. Mange er nemlig først nu ved at lære det.

Tænk på online møder som en helt ny mødeform. Digitale møder er ikke en erstatning for fysiske møder.

Online bliver ikke til gode møder, hvis vi nøjes med at sætte webcam og wifi på.

Teknikken er ikke vigtig – medmindre den ikke virker

Naturligvis er der praktiske udfordringer. Uanset mødet foregår online eller offline.

  • Vi skal have en computer og en internetforbindelse, der er brugbar til digitale møder.
  • Vi skal kunne bruge vores computer
  • Vi skal have en ordentlig forbindelse til nettet
  • Vi skal have wifi, smartphone, tablet eller computer - med mikrofon og webcam
  • Vi skal være online før mødet begynder
  • Vi skal lære at være gode mødedeltagere

Fysiske møder er ikke mindre udfordrende - vi har bare vænnet os til vilkårene:

  • Vi skal sikre os, at vi kan finde vej til mødet
  • Vi skal have tid og råd til rejsen
  • Vores bil eller cykel skal fungere
  • Vi skal kunne læse en køreplan
  • Vi skal købe billet til fly, færge, bus…
  • Vi kan blive forhindret i at komme frem til tiden

Tog, fly og busser kan bryde sammen og forsinke eller helt forhindre os i at komme frem til møde.
Det samme kan en forældet computer. En dårlig netforbindelse. Eller manglende IT-kompetencer.

Sådan bliver det nærværende og rart at være med til digitale møder

  • Hav lyd og webcam tændt, så vi kan se og høre hinanden
  • Det må gerne kunne høres os ses, at det er et møde med levende mennesker, men undgå at støje (se listen herunder)
  • Brug mimik og håndtegn til at løfte stemningen

Håndtegn gør dig til en bedre deltager i online møder

Øv dig på at være med i digitale møder

Før du deltager i dine første online online møder er det en god ide at træne. Øv med venner og familie.

Du kan også bruge Zoom gratis. Arranger dine egne møder og inviter venner på online kaffe, så I kan træne sammen.

Vi skal have styr på vores udstyr. Vi stresser mødearrangører og øvrige deltagere, hvis vi forventer at andre (i sidste øjeblik før et møde) skal hjælpe os med computer, mikrofon, højtaler, webcam…

Deltager du et offline møde, sørger du også selv for billet til toget, at din bil kan starte, at din cykel er pumpet, at du kommer med den rigtige bus…

Test at dit udstyr er brugbart til digitale møder - er din internetforbindelse hurtig nok? Er din mikrofon og højtaler god nok? En dit webcam godt nok. Kan du få tingene til at fungere?

Brug smartphone, hvis din computer driller - Kamera og mikrofon virker stort set altid uden du skal lave indstillinger. Er du usikker på at indstille din computer, så vælg smartphone.

Kom som du er - men vær den bedste udgave af dig selv

Test dit webcam og hvordan du ser ud på skærmen. Ganske vist er det langt fra er alle online møder, der foregår med webcam tændt. Men vær hellere forberedt på at blive set. Helt som hvis du skulle til et fysisk møde.

Lad være med at maskere dig og være anonym. Det er uhøfligt gemme sig for de andre deltagere - uanset mødet er fysisk eller digitalt.

Læs hvorfor vi bør sige nej til anonme og maskerede deltagere

Du behøver ikke ligne en velklædt fotomodel eller værten fra TV-nyhederne. Men tænk en smule over, hvordan du virker på skærmen. Følgende er ikke ualmindeligt - ofte er flere af tingene mixet.

  • Direkte kig op i mødedeltageres næse
  • Halvdelen af ansigtet er synligt
  • Mødedeltagerens loft fylder halvdelen af billedet
  • Tøj i et mix af lyse/mørke farver skaber flimmer på skærmen
  • Urolige mødedeltagere med en skærm i konstant bevægelse
  • Visuelt rodet baggrund, der tiltrækker sig opmærksomheden
  • Radio, tv eller snakkende familiemedlemmer i baggrunden

Placer din smartphone, tablet eller computer, så webcam er på niveau med dine øjenbryn - eller højere oppe. Du ser underlig ud på skærmen, hvis du har webcam under næsehøjde og en alt for skrå vinkel mellem kamera og ansigt. Sæt eventuelt din skærm på en stak bøger.

Sluk for alle andre programmer end det digitale møderum - du sidder næppe til fysiske møder og læser avis, tjekker Facebook etc. Tilsvarende er det heller ikke passende eller praktisk at tale i telefon, se fjernsyn, høre radio etc., mens du er til online møde.

Undgå rod og visuelt uro. Selvom DU fint kan leve med, at andre mødedeltagere ser alle detaljer bag dig, kan et rodet rum - eller masser af forskellige detaljer - skabe uro og teknisk “flimmer” på skærmen. Eksempelvis hvis der er masser af bøger bag dig i forskellige størrelser og farver.

En “virtuel baggrund” - og en såkaldt green screen af eksempelvis et fleece tæppe - er mere end bare sjov og spas. Det kan skabe ro og stemning.

Sådan indretter du dit digitale kontor, møderum, værksted, undervisningslokale

Er der tilpas med lys i rummet, hvor du vil sidde under mødet. Kan man se dig tydeligt? Det kan man ikke, hvis du eksempelvis sidder med ryggen til et stort vindue med solskin i nakken. Eller hvis du sidder i mørkt rum.

Tjek at lyden fra dig er tydelig - en dårlig mikrofon kan gøre din stemme ulden og uklar. Det er trættende og stressede at tale med folk, man dårligt kan høre.

En dårlig wifi forbindelse kan betyde, at der sker større eller mindre udfald lyden fra dig, så du reelt bliver umulig at forstå.

Du skal kunne tænde og slukke for mikrofonen - Er der få mennesker i et møde er lydløse mikrofoner oftest en ulempe. Der er ikke meget nærvær over at være til møde med mennesker, man ikke kan høre. Tænd mikrofonen og være stille, når du ikke taler.

I Zoom kan man tænde for sin mikrofon ved at holde mellemrumstasten nede, mens man taler. Mikrofonen slukkes, når du slipper igen.

Forbered dig på, at mødeleder måske “muter alle”. Altså gør alle deltagere lydløse. Det er den nemmeste løsning, hvis bare én deltager støjer for meget. Bliver din mikrofon pludselig “mutet” er det ikke nødvendig dig, der er årsagen.

Brug headset med mikrofon. Det gør dig mere fokuseret. Bruger du et headset, hvor mikrofonen har såkalt noise reduction, kan selv voldsom støj fra omgivelserne reduceres kraftigt.

Har du intet headset med mikrofon, skal du vende ansigtet mod mikrofonen, når du taler. Sidder du konstant og drejer hovedet (for at kigge ud af et vindue eksempelvis) vil din lydkvalitet blive svingende og måske ligefrem for dårlig, når du ikke taler direkte til mikrofonen.

Er der rumklang, hvor du vil sidde? Et rum med bløde møbler og gardiner er ofte bedre end at sidde alene på et stort kontor. Måske skal du vælge green screen

Deltag i møde fra et stille rum  - lyde, der virker helt naturlige og afdæmpede hos dig, kan blive voldsomme, når de kommer frem til de øvrige mødedeltagere via din mikrofon. Særligt hvis du sidder i et lokale, hvor akustikken ikke er god.

Undgå støjende adfærd. Mikrofoner er særdeles følsomme og selv små lyde kan blive opfanget og genere øvrige mødedeltagere voldsom.

 

Skru op for den menneskelige faktor

Vi kan sjældent nøjes med bare at sætte tastatur, skærm og wifi til mødet - og ellers gøre stort set som vi plejer.

Både mødearrangør og mødedeltagere kan gøre ret meget for, at digitale møder bliver gode.

Det gør en forskel, om man har styr på det praktiske og tekniske på forhånd. Hvordan vi opfører os undervejs er endnu vigtigere.

De følgende tip er særligt til almindelige mødedeltagere.

Klar parat online møde nu

Log ind 5-10 minutter før mødet begynder - du behøver ikke sidde klinet til skærmen indtil mødet begynder. Men log på i god tid, så mødet kan begynde til tiden og uden uro.

Forvent ikke af mødearrangør og andre deltagere, at de kan hjælpe med drilsk teknik. Slet ikke i de sidste minutter før mødet begynder.

Mødearrangør, underviser og deltagere har ikke ansvar for, at du kan bruge dit udstyr

Driller teknikken, så drop computeren og brug din smartphone - det giver ofte færrest mulige problemer.

Log af og på igen hvis du ikke kan få lyden til at virke - ofte handler det om, at du er logget på uden at aktivere det link, er tænder for din mikrofon og din højtaler.

Sæt din mikrofon på mute (lydløs) hvis du er til møde med mange og ikke har ordet. Hav styr på, hvordan du tænder og slukker for mikrofonen.

Hav mikronen tændt, hvis der er få mødedeltagere. Det giver langt bedre stemning, nærvær og fornemmelse for hinanden, at man kan høre de andre.

Det kræver naturligvis, at alle lydmæssigt indretter sig opfører sig hensigtsmæssigt.

Hav dit webcam tændt, når møder begynder. Du deltager ikke anonymt i fysiske møder. At deltage skjult (anonymt) i online møder skaber distance. Måske endda ubehag hos andre, fordi det kan være utrygt ikke at vide, hvem der lytter med.

Hold din skærm i ro - går du online via smartphone eller tablet er det en stor fordel, at du sætter skærmen fast foran dig. Sidder du med skærmen i hænderne bliver dit billede uroligt og forstyrrende.

Brug ikke chatten til at sniksnakke med andre deltagere. Fokuser på den, der har ordet og det, du præsenteres for. Chatten er fremragende til at stille spørgmål (til oplægsholder) - særligt hvis den ikke mudres til i snik-snak.

Fokuser på mødet, undgå at multitaske og sluk for sociale medier - det skaber uro på mødet, hvis deltagere har gang i alt muligt andet end mødet. Har du webcam slået til er det tydeligt, hvis dit fokus er et andet sted.

Kig mest muligt ind i kameraet i stedet for at kigge på dig selv. Det kan være svært at huske at kigge ind i kameraet (i stedet for at kigge på sig selv på skærmen), men det betaler sig. Det bidrager til at skabe nærvær og god stemning.

Bidrag aktivt til at skabe en god stemning - brug håndsignaler til at vise, at du synes noget er godt. Der findes også emojies i Zoom, som du kan bruge til at tilkendegive, at noget går rigtig godt.

Hvordan kommer du ind i et online møde

Oftest via et link, som du bare skal aktivere.
Nogle gange skal du installere et lille hjælpeprogram på din computer. Andre gange kan du logge på via webbrowser.

Men hvad så med sikkerheden

Telefoner kan aflyttes. Trådløs netforbindelse kan aflyttes. Kommunikation via usikre hjemmesider kan aflyttes.

Fysiske møder kan bliver afbrudt og mødedeltagere chikaneret.
Det samme kan ske med digitale møder.

Mødet kan blive optaget - men det bør aldrig ske uden deltagernes accept.

Mødearrangør kan opsætte et møde, så ingen lukkes ind uden at være godkendt. Man kan altså sagtens sikre, at der ikke kommer fremmede med til mødet.

Der kan i alle tilfælde gøres meget for at sikre sikkerheden. Hvor usikkert det er at deltage i et online møde afhænger meget af, hvordan mødearrangører bruger programmet og de muligheder, det giver.

Personfølsomme oplysninger bliver ikke opsnappet af systemet medmindre du selv giver dem videre - og det kan du lade være med.

Du bestemmer selv, hvilke oplysninger, du videregiver. Og du kan sagtens deltage i møder uden at oplyse andet end navn (så arrangør og mødedeltagere ved, hvem du er).

Den største risiko ved online møder er, hvordan mødearrangør afvikler mødet og indstiller platformen, der bruges.

Du kan selv bidrage til sikre og trygge møder ved at deltage med dit rigtige navn og webcam tændt.
Ved ikke at dele filer under mødet og lade være med at downloade filer, der deles under mødet.
Ved ikke at dele personfølsomme oplysninger om dig selv eller andre under mødet.

Deler du personfølsomme oplysninger - eksempelvis om helbred, økonomi etc. - bør mødet foregå via et særligt sikkert system. Til almindelige møder, kurser og events er der sjældent grund til at bekymre sig mere end hvis du taler i telefon.

Ordbog til digitale møder:

  • Webinar - nærmest et foredrag online. Du er først og fremmest tilhører, når du deltagere i et webinar. Du kan ikke tale med de andre deltagere via mikrofon, men måske via chat. Du kan ikke se de øvrige deltagere.
  • Online møde - deltagerne har mulighed for at se og høre hinanden. Deltagere kan få ordet og tale som til et fysisk møde.
  • Online workshop - undervisning med indlagte opgaver. Det foregår stort set som hvis du sidder i et fysisk lokale. Underviseren kan endda sende deltagerne ud i små virtuelle rum, hvor de kan se og høre hinanden. En online workshop består (i bedste fald) ofte af kortere oplæg og flere små øvelser, pauser væk fra skærmen.
  • Online generalforsamling - kan være mere eller mindre digital. Eksempelvis kan mødes holdes fysisk, mens afstemninger foregår digitalt. Online møder kan også bruges forud for en generalforsamling til at tage hul på debat om væsentlige emner.
  • Jitsi, Microsoft Teams, Skype, Zoom - systemer til online møder