Har du for vane at vedhæfte en PDF, når du sender referater, invitationer eller andre dokumenter? Lægger du brohurer på dit website i PDF-format? Så er du sandsynligvis til langt mere besvær, end du lige aner
Utallige foreninger har desværre for uvane at sende referater, dagsordener, mødeindkaldelser og nyhedsbreve ved at omdanne et Word-dokument i A4-størrelse til en PDF.
Bagefter bliver PDF-filen uploadet til et website. Eller vedhæftet en mere eller mindre tom mail… som sagtens kunne og burde indeholde den information, der er gemt væk i den vedhæftede PDF.
Det er gammeldags. Og det er en rigtig dårlig idé af flere årsager.
Placer hellere PDF’ens indhold i selve mailen. Eller lægt indholdet på et mobilvenligt website, som tilpasser sig brugerens skærm.
At bruge PDF er ofte en unødvendig omvej
PDF er uegnet til at blive læst online.
PDF er i særdeleshed uegnet til at blive læst på smartphone. Og vi bruger nettet mere fra smartphone end fra computer. De fleste mail bliver læst på smartphone. Ikke på computer.
Det er langt bedre at præsentere din tekst på en almindelig webside eller i en helt almindelig mail.
Send PDF til trykkeri eller printer
PDF er velegnet til maskiner. Til trykkemaskiner og printere.
PDF er udmærket, hvis du er sikker på, at folk foretrækker at printe og læse på papir.
PDF er fremragende, når du vil sende et dokument til et trykkeri for at få en trykt brochure.
Vil du kommunikere digitalt - via mail eller website - skal du ikke bruge PDF
Hvis du absolut vil sende PDF, er der en række krav, du skal overholde, hvis det skal være let at læse online for modtagere:
- Teksten er max. 1 spalte
- Tekststørrelsen er så stor, at der max er 35-40 enheder pr. linje på smartphone
- Tekstlinjerne kan tilpasse sig den skærm, der læses på
- Skriftstørrelsen er mindst 16 px
- Teksten er sort på hvidt (i hvert fald mørkt på hvidt)
- Skrifttypen er egnet til lille skærm
- Billederne er ikke for brede til smartphone
- Billeder fylder under 250 byte pr. stk.
- Hele PDF-filen fylder under 1-2 megabyte
Du kan nemt gøre det nemt for modtagerne
PDF bliver ofte lavet fra et helt enkelt WORD-dokument. Måske skrevet, som herover, med skrifttypen Arial 10pkt. Den slags PDF modtager jeg desværre mange af.
Det er spild af tid og til masser af besvær.
PDF er til print - ikke til online læsning
Når foreninger sender et referat og virksomheder sender et nyhedsbrev, bør det aldrig gøres som PDF. Læg hellere teksten ind i selve mailen - som helt almindelig tekst, der kan tilpasse sig skærmens bredde.
Vil du vedhæfte en PDF - eksempelvis fordi du gerne vil præsentere informationen pænere end muligt i en almindelig email - så gør begge dele.
Læg informationen ind som en almindelig mail, der er nem at læse også på smartphone. Og vedhæft den, hvis nødvendigt, som PDF.
Man kan sagtens printe en mail. Der er ingen gode grunde til at informere via PDF.
PDF er upraktisk på smartphone
Langt over 50% af alle email bliver læst første gang på en smartphone. Faktisk bliver smartphones mere brugt til at læse email end til telefonsamtaler. Og langt de fleste PDF er aldeles uegnede til at blive læst på smartphone.
PDF er upraktisk til søgning
Jeg modtager mange mail med vedhæftede PDF. Og jeg har ofte svært ved at finde dem, hvos jeg søger i mine mail, fordi søgefunktionen ikke virker på indholder i PDF. Ligger den som tekst i selve mailen, kan jeg finde den på sekunder blandt mange tusinde mail.
Send teksten i en mail
PDF tager tid at downloade og åbne. Det er nemmere og langt hurtigere at læse din information, hvis du sender den som en almindelig mail.
Læs klummen fra Jakob Nielsen: PDF: Unfit for human consumption.
Den er er skrevet længe før smartphones blev udbredt, men opdateret i 2010.
PDF er først og fremmest til printere.
PDF bør kun undtagelsesvist vedhæftes mail.
Kan informationen placeres i selve mailen eller på en webside, bør du altid gøre det.
Første gang udgivet i 2014, men revideret flere gange siden
