Vælg smart: webside, PDF, blogindlæg, ebog, .doc eller email

Vil du producere digitale tekster, skal du træffe nogle afgørende valg før du skriver, designer og publicerer:

Vil læseren inspireres, uddannes, informeres eller underholdes? (læs om nyttelæsning vs. æstetisk læsning)
Vil din modtager overvejende læse, skimme eller skanne teksten?
Skal din tekst ligne papirtekst - eller være responsiv og interaktiv
Skal du vælge webside, blogindlæg, .doc, ebog eller email
Bliver teksten læst på smartphone, tablet eller computerskærm? (læs om det moderne manuskript)

Nogle kombinationer er ret uheldige. Og det er ikke ualmindeligt, at digitale tekster bliver præsenteret så man tænker: hvorfor lige dét format til dét formål?

Hvorfor designet til A4 format på højkant - når skærme ikke har det format
Hvorfor er indholdet passivt og statisk - ikke levende og interaktivt?
Hvorfor statisk designet indhold - hvis responsivt er bedre
Hvorfor sende nyhedsbrev som PDF - når indholdet kan placeres i selve mailen.
Hvorfor kun skrive og designe til stor skærm - og ikke til smartphone.

Denne lille guide handler udelukkende om at skrive tekster til skærm. Den er hjælp til at vælge det rette format, det rette design og den rette “platform”, når du vil formidle online og skal vælge mellem:

webside eller blogindlæg (.html)
ebog (.PDF, .ePUB)
dokument (.doc, .ppt)
email

Hvad du skal vælge kommer blandt andet an på, hvor teksten bliver læst: computer, tablet, mobil eller ebogslæser

Hvad der er det optimale afhænger af flere ting. Lad os tage de korte og kontante råd:

Lav website (i stedet for PDF eller .doc) - hvis dokumentet skal være nemt og hurtigt for dig at ændre og hvis det skal være nemt at læse på forskellige typer skærme.
Lav ebog i formatet ePub eller MOBI, hvis du vil have en ebog og sælge via et digitalt forlag. Eksempelvis via Saxo eller Amazon. De to formater er velegnede til dokumenter, der overvejende består af tekst.
Lav ebog som .PDF, hvis du vil have et statisk design med billeder og tekst. Altså et ikke-responsivt design - et design, der IKKE tilpasser sig brugerens skærm.
Lav PDF (i stedet for .epub, .doc eller webside) - hvis dokumentet skal sendes til trykkeri eller printer - og du vil have styr på designet.
Lav .doc (i stedet for PDF eller webside) - hvis brugeren skal have nem adgang til at ændre i indholdet. Eksempelvis læse korrektur, rette fejl og/eller tilføje tekst.
Brug email (i stedet for PDF, .doc eller web) - når du vil informere meget få mennesker via simpel tekst og et par billeder. Lad være med at vedhæfte filer, hvis indholdet uden videre kan præsenteres i en email.

Når du vælger format, skrifttyper og design af indhold, bør du altid overveje, hvad der passer bedst til dit valg. Uanset du har valgt PDF, .doc, .docx eller webside, er der stadig forskellige krav, der bør overvejes og designes til.

Jeg har set mange PDF-dokumenter, der ikke egner sig til skærm, men kun til papir - og som i øvrigt har indhold, der ville fungere bedre på en webside. Det ville blive lettere og hurtigere at læse. Det ville være mere levende og interaktivt.

Skriv og design til formålet

Lad os lige tage det helt grundlæggende.

HVAD du fortæller og og i hvilket sprog er én ting. Dit sprog er naturligvis vigtigt.
HVORDAN du designer (præsenterer) din tekst er også ret afgørende. Og det handler ikke bare om æstetetisk design. Du skal også gøre det brugervenligt, læsevenligt.

Du skal ikke kun tænke på skærmens størrelse.
Tænk også på læserens hensigt og mentale tilstand.

Er læseren koncentreret. Stresset. Utålmodig. Skriver du tekst, der skal underholde - eller skal teksten informere, uddanne, inspirere.

Vi sætter os ikke altid for at læse koncentreret fra A til Å. Vi griber utallige gange dagligt en smartphone for at lede efter korte tekster og lynhurtig information. Og de to situationer er så forskellige, at det kræver forskellige tekster skrevet på forskellige måder.

Hvis din læser overvejende skimmer (for at se, om der er interessant indhold) skal du bruge masser af triggerord, igen og igen at fange opmærksomheden.

Hvis din læser overvejende scanner (for at finde bestemte informationer) skal din tekst være spækket med velvalgte keywords. Du skal bruge etiketter, der gør det nemt at navigere i teksten. Eksempelvis fremhæve ord som pris, sted, tilmelding, arrangør..

Skriv til utålmodige læsere

Vi er generelt blevet ekstremt utålmodige læsere. Vi forventer at finde overskuelig og letfordøjelig information lynhurtigt. Ikke bare massiv væg-til-væg-tekst i tunge, ufordøjelige klumper.

Det er ikke mere nok at skrive en god tekst på A4 papir og regne med, at den samme tekst kan bruges i en avis, en brochure, på smartphone, på computer, på tablet.

Teknisk er der intet i vejen for at præsentere nøjagtig samme tekst på papir og forskellige skærmtyper. Men i praktsis er der enorm forskel på, hvad vi forventer på de forskellige platforme.

Dit indhold skal have forskellige størrelser til forskellige formål. Det skal passe til forskellige skærme. Du kan fint have 60 enheder pr. tekstlinje på et A4-ark mens ret meget mere end 35 enheder pr. linje er umuligt på en smartphone.
Du skal også skrive til forskellige læsevaner. Fordi der er stor forskel på, at have god tid og læse koncentreret på papir for at blive underholdt - eller skanne en tekst (på smartphone) for at finde konkrete informationer i en fart.

Hvordan læseren vil bruge indholdet er afgørende - og bør som udgangspunkt komme før dine ønsker og behov som afsender.

Hvordan vælger du det rigtige format?

Du skal med andre ord ikke lave et PDF-dokument, bare fordi du synes det er er nemt at bruge Word og gemme som PDF.

Du skal ikke vedhæfte en fil (.PDF, .doc eller .docx) til en email, fordi sådan plejer du at gøre, når du sender tekst til andre…

Men hvad vil så være det optimale? Skal du tilbyde dine læsere et dokument (.PDF, .doc, .docx). Skal du lave en ebog - en ePub eller MOBI fil, der er lavet specielt til en ebogs-læser. Skal du lave en webside, der ses i en browser. Eller kan du bare sende en email med dit budskab - eksempelvis via MailChimp eller et andet program til emailmarketing.

Hvad der er det rette til din tekst - og til din læser ikke mindst - afhænger af mange ting.

Spørgsmål, der er værd at overveje, før du vælger, hvordan dit indhold skal præsenteres:

Hvordan vil målgruppen bruge informationen? Printe på A4. Lave en professionel tryksag? Læse på mobil? Læse på computerskærm. Læse på en ebogslæser. Læse på tablet? Gemme på computer? Dele via email eller cloud? Skrive i dokumentet?
Hvad formålet med indholdet? Vil du sælge indholdet - eller “bare” informere, uddanne, underholde, inspirere og levere indhold gratis?
Hvad er målgruppens primære læsevane? Vil indholdet overvejende blive læst, skimmet eller skannet?
Hvordan vil målgruppe finde indholdet? Skal de selv finde indholdet (via Google) eller får de indholdet serveret - eksempelvis på et kursus eller sendt som link til en fil eller URL)
Hvor vigtig er formatet for informationen? Er det nødvendigt eller nyttigt, at det præsenteres i et bestemt format? Skal indholdet være tilgængeligt både på papir, computerskærm, tablet, ebogslæser og mobil.
Vil indholdet hyppigt blive ændret? Bliver der brug for at ændre indholdet med jævne mellemrum? Så skal du nøje overveje konsekvenserne af de forskellige filtyper.
Hvem er i målgruppen? (Hvis der er forskellige målgrupper med forskellige behov, hvem er da vigtigst og hvordan er målgruppens læsevaner? Er der brug for flere og forskellige versioner af dokumentet?

Overvej de forskellige muligheder grundigt - og forsøg at tænke ud i fremtiden. Bliver indholdt læst og slettet. Læst og gemt. Bliver det delt med andre? Bliver det sendt videre.

Når du kender svarene, kan du langt bedre vælge det optimale format til dit dokument.

Websider

En webside er i det fleste tilfælde den mest fleksible løsning. Med masser af avancerede muligheder for at lave en spændende præsentation af indholdet.

FORDELE ved en webside:

Lettilgængelig: Indholdet vil være lettilgængeligt og letlæseligt på flere forskellige typer skærm - hvis det bliver præsenteret på et moderne, responsivt website - og lavet af en professionel med forstand på brugervenlig kommunikation.
Responsivt: De fleste moderne websider (mindre end 2-3 år gamle) er lavet i et såkaldt responsivt design. Det betyder, at det let tilpasser sig forskellige formater og forskellige skærmtyper.
Uafhængigt af software, browser, skærm: brugeren kan nemt bruge indholdet på en webside. Denn er tilgængelig på mange typer skærm. Alle browsere. Og tilgængeligt uanset programmet, den er lavet med.
Skærmvenlig: Websider - især når der er masser af billeder og video - passer sædvanligvis til flere forskellige typer skærm.
Søgemaskineoptimeret: Indholdet vil være nemt for Google at gennemse og indexere. (Forudsat det overholder de tekniske krav)
Nem at opdatere: Du kan hurtigt rette, ændre og forbedre dokumentet - og lave nye versioner uden at bekymre dig om diverse gamle versioner. Folk gemmer sædvanligvis ikke en webside. Du har langt større kontrol over, om der er forældede eller forkerte versioner i omløb.
Nem at slette: Du kan slette en webside på sekunder. Du kan ikke slette dokumenter, som folk allerede har downloadet og gemt.
Nemt at sende folk videre: Er det nyttigt eller nødvendigt, kan du lynhurtigt dirigere folk fra en gammel version af en webside til en nyere - eventuelt videre til et helt andet website.
Oversættelse: Google og andre service-funktioner kan nemt oversætte indholdet på en webside.

ULEMPE ved en webside:
Der er ikke mange argumenter imod at lave en webside

Begrænset klargøring til print: Selvom det teknisk set er muligt at sende en webside til en printer, er det ikke altid ideelt at gøre det. Designet passer ikke altid til et A4 ark. Sider bliver ofte brækket over de forkerte steder.
Webside, ebog, PDF, .doc eller email: Selvom det bestemt er muligt at sælge adgang til en konkret webside, er det teknisk set mere enkelt at sælge adgang til en konkret fil.

Dokument (.doc, .PDF. .ePUB)

FORDELE ved dokument:

Nemt at sælge: Du kan hurtigt og nemt sælge et digitalt dokument. Eksempelvis som et link i en email. Det er noget mere kompliceret at begrænse adgangen til en webside. Medmindre du laver et medlemswebsite eller sætter kodeord på udvalgte sider og sælger kodeorder.
Nemt at åbne for modtager: Men ikke automatisk nemt at læse. De fleste kan åbne en PDF.
Nemt at designe til print: Laver du et PDF-dokument, har du kontrol over, hvordan dit dokument ser ud, når det bliver printet eller trykt. Men fyld ikke et dokument på adskillige sider med farver og billeder, for så er det reelt ikke egnet til en privat printer.
Nemt at lave en ebog: Det tager ikke lang tid at omdanne et dokument til PDF eller .ePUB. De to formater er meget forskellige og kan forskellige ting. .PDF kan være udmærket til fagbøger. .ePUB er velegnet til ebøger, der overvejende består at tekst.

ULEMPER ved dokument:

Smart design kræver ekspertise: At lave et brugervenligt og veldesignet dokument er ikke bare et spørgsmål om smag og behag. Du laver måske et design, som DU synes er pænt. Det er langt fra lig med, at det er veldesignet eller brugervenligt.
Program-afhængigt: Hvis du tilbyder besøgende et Word-dokument, skal de have et program, der er i stand til at åbne Word-dokumenter. Og der er ingen garanti for, at dokumentet bevarer formateringen - skrifttyper, tabeller, kolonner etc. - hvis det ikke åbnes i Word.
Ufleksibel størrelse og tilgængelighed: Prøv at åbne et A4 dokument - designet i flere spalter - på en smartphone. Et dokument, der er designet i stående A4 passer ikke til en computerskærm, der er tættere på liggende A4. Det er en både gammel og dårlig vane at designet til stående A4 uden at overveje, om det er det ideelle til en computerskærm, iPad eller smartphone.
Evighedsgaranti: Publicer et dokument online og hvem som helst kan downloade og gemme dokumentet - også i en fejlbehæftet eller uaktuel version. Du har ingen kontrol over tidligere versioner - og kan derfor dårligt styre, hvilken version folk anvender. Der er stor risiko for, at forældede/forkerte versioner er i stadig omløb.

Email til flere (eksempelvis nyhedsbrev)

Mange sender nyhedsbreve og dokumenter ved at vedhæfte en fil - en .PDF eller .doc. I mange tilfælde er det bare at gøre det hele unødigt bøvlet for modtager.

Send en .doc hvis du skal have hjælpe til at læse korrektur.

Vil du sende et nyhedsbrev, tekst til en hjemmeside, en invitation eller andet, hvorfor så ikke i stedet lægge teksten direkte ind i mailen?

Vil du sende et nyhedsbrev, der består af ren tekst samt et billede eller tre:

Send en email. Læg tekst og billeder ind i emailen eller
Lav en webside og send et link til siden i emailen.

Det er stort set aldrig en fordel at sende nyhedsbreve som andet end ren mail. Mange sender nyhedsbreve som PDF - ofte endda som dårligt designede PDF.

Når en tekst uden videre kan præsenteres direkte i mailen, så gør dét i stedet for at vedhæfte filer.