KANBAN er en visuel og kreativ metode til at styre et projekt. Fremragende til at holde styr på både små og komplekse projekter. Til at skabe overblik og få tingene gjort. Til at arbejde effektivt. Til at samarbejde.

Når jeg bygger WordPress website med kunder - eller redesigner et website - er der ofte 117 detaljer, der skal klares. Nogle kan eller skal kunden selv klare. Og det kan hurtigt blive uoverskueligt at holde styr på, om tingene er gjort. Og hvilken rækkefølge, de skal gøres i.

Derfor bruger jeg gerne et WordPress Kanban plugin, der tilføjer et såkaldt Kanban board på selv websitet. Så kan både kunden og jeg se, hvad der skal gøres. Hvem, der skal gøre det. Hvor tidkrævende det er…… og adskillige andre detaljer.

Når jeg bruger Kanban på et webprojekt starter jeg med at lave en lang to-do-liste. Så kan kunden se, hvad der er “need to do” og “nice to do”. Kunden kan vælge “den opgave klarer jeg selv” og “det der, må du gerne gøre for mig”.

Opgaverne er så kortvarige som muligt. Så vidt muligt tager det ikke mere end 15-25 minutter at klare en opgave. Så kan man nemlig altid lige klare en opgave. Selv når der er travlt. Du kender sikkert den med, hvordan man spiser en elefant: “Bid for bid”.

Kanban tavlen hjælper altså både med at skabe overblik. Vælge til og fra. Gøre opgaver overskuelige og overkommelige.

Hvilke udfordringer kan Kanban hjælpe med:

  • Få overblik over et projekt du ikke kan overskue uden at skrive noget
  • Gør det nemt at prioritere og klare opgaver i den optimale rækkefølge
  • Arbejde mere effektivt - reducere spildtid
  • Reducer overspringshandlinger
  • Bliv hurtigere færdig med dit projekt

Hvad er Kanban

En Kanban-tavle kan være noget så banalt som et stort stykke karton med tre eller flere kolonner. Og en masse post-it lapper med delopgaver.

Man kan eksempelvis lave disse kolonner:

  • En kolonne til alle ideer.
  • En kolonne til de ideer, man beslutter at gennemføre
  • En kolonne til opgaver, der er ved at blive udført
  • En kolonne til opgaver, der er klaret

Og enkelt sagt flytter man opgaverne (postit-lapperne) efterhånden som projektet skrider fremad. Alle deltagere i projektet kan nemt se, hvad de hver især skal lave. Og nemt følge med i, hvordan projektet udvikles.

Kanban er velegnet til mange typer projekter. Ikke kun til at bygge website.

Kanban plugin til WordPress

Her kan du se, hvordan et Kanban board fungerer på WordPress. Du får link til det gratis plugin senere i indlægget.

Der er tre fundamentale principper i Kanban:

  • Visualiser projektet - lav et synligt workflow
  • Prioriter og foluser - Work In Progress (WIP)
  • Teste, måle, forbedre

Visualiser dit workflow

To do, doing, done - er den simple version af Kanban. Tre kolonner, der indeholder alle delopgaver i et projekt.

Altså hvad skal laves, hvad er i gang og hvad er allerede lavet.

Alle lapper starter med at være placeret i kolonne 1 (to do).
De rykker en for en til kolonne 2 (doing) og flyttes til sidst til kolonne 3 (done)

Opgaver bør placeres i den rækkefølge, de skal udføres.

Gør opgaverne overkommelige

Del alle opgaver op i passende chunks - eksempelvis a 25 minutter. Eller mindre, hvis det passer dig bedre.

Kanban bliver dermed også en hjælp til at gøre store og tunge projekter langt mere overkommelige.
Kanban kan ligefrem forebygge overspringshandlinger. Mere om det om lidt.

Når du laver Kanban-styring af dit projekt, er det vigtigt at bryde opgaver ned i bidder, du kan klare i én uafbrudt arbejdsproces.

Find passende bidder at arbejde med

Kan du eksempelvis arbejde fokuseret, effektivt og koncentreret 25 minutter i træk - uden at tjekke Facebook, email, sms undervejs - så bryd dine opgaver op i 25 minutters chunks.

Metoden kaldes pomodoro-teknikken - og den fungerer fremragende sammen med Kanban. Den gør det meget nemmere at få tingene gjort.

Brug Pomodoro-teknikken sammen med Kanban

Pomodoro-teknikken går kort forrtalt ud på at arbejde i afgrænsede tidsperioder. Fokuser på én opgave og lad dig ikke forstyrre eller distrahere af andre ting.

De basale trin i pomodoro-processen er:

  1. Definer opgaverne (find et på dit Kanban-board)
  2. Start timer og arbejd i eksempelvis 25 minutter med uforstyrret fokus
  3. Hold en kort pause på eksempelvis 5 minutter
  4. Tag evt. en ny runde på 25 minutter - arbejde videre på den samme opgave eller tag en ny, hvis du er færdig
  5. Tag en længere pause på 15-30 minutter hver gang du har klaret fire pomodoro-runder

Sådan arbejder du mere effektivt

  • Fokuser på én opgave af gangen
  • Lav mere ved at lave min
  • Lav det vigtigste først.

Har du gang i for mange opgaver på samme tid, arbejder du sandsynligvis ineffektivt. Så sæt grænser.

Begræns dit fokus og din arbejdsbelastning

At begrænse sig og arbejde fokuseret er et vigtigt princip i Kanban-metoden. På Kanban-sprog kaldes det Work-In-Progress limits - forkortet til WIP.

Gør så vidt muligt én opgave færdig, før du går i gang med den næste.
Arbejder du eksempelvis på at bygge website, skal du lave én side færdig, før du opretter den næste.

Når du arbejder efter Kanban-metoden betyder det helt praktisk, at der ikke må være flere kort i “doing”-kolonnen, end du kan klare på samme tid.

Er der ingen WIP - ingen begrænsning i antaller af opgaver, du har fokus på - praktiserer du ikke Kanban.

Juster løbende dine tidsestimater, så du med tiden får et realistisk syn på, hvor lang tid du skal bruge på forskellige processer.

Læg også mærke til, hvor effektivt det kan være at arbejde fokuseret på en opgave.

Eliminer afbrydelser

Det koster som regel tid, fokus, koncentration og effektivitet at lade sig afbryde.

Når du går i gang med en opgave, så hold fokus på opgaven længst muligt. Uden at lade dig afbryde af telefon, Facebook, SnapChat, Twitter, kaffemaskine eller overspringshandlinger.

Brug eventuelt en tidstæller og sæt mål for, hvor længe du vil opretholde fokus på en opgave. For nogle er det passende at arbejde i 25 minutters intervaller. For andre er det måske en time. Find dit optimale arbejdsinterval.

Sådan bruger du Kanban-lapper

Helt fundamentalt skal alle lapper på Kanban-tavlen naturligvis have en præcis og kort beskrivelse af, hvad opgaven går ud på.

Giv alle dine Kanban-opgaver et sigende navn.

Derudover kan det være en fordel at have følgende informationer på hver opgave:

  • hvem har oprettet opgaven
  • hvem skal udføre opgaven
  • tidsestimat - hvor længe skønner du, at det vil tage at klare opgaven
  • tidsforbrug - hvor meget tid er der aktuelt brugt på opgaven
  • deadline
  • noter

Kanban software

Kanban er en metode, som kan klares med en opslagstavle eller et stykke karton - og en stak postitlapper. Men der er også masser af software, der er baseret på Kanban-metoden.

Jeg bruger Trello samt Kanban Boards for WordPress. De øvrige muligheder har jeg ikke afprøvet.

Du er meget velkommen til at fortælle om din erfaringer, hvis du har afprøvet nogle af metoderne.

PS: Kanban er udviklet af Toyota  - som også står bag Lean Startup metoden, som jeg i årevis har brugt til at arbejde med websites.

CALL NOW